Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website zenestate.de. Sie informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Kontaktaufnahme mit uns verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Verantwortliche Stelle

ZenEstate Hausverwaltung GmbH
Schröderstraße 12
10115 Berlin

Vertreten durch die Geschäftsführerin Alina Deutsch
Telefon: 030 233 266 940
E-Mail: info@zenestate.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Hosting und Server-Logfiles

Hosting bei Vercel

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Wenn Sie die Website aufrufen, werden die dafür nötigen Daten über die Server von Vercel verarbeitet. Vercel liefert die Website über ein weltweites Servernetz aus; dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen.

Vercel ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Mit Vercel besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Nutzung von Vercel erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Vercel

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Das sind insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Sie dienen dazu, die Website technisch fehlerfrei bereitzustellen und ihre Sicherheit zu gewährleisten, etwa um Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles stehen uns einen Tag lang zur Verfügung und werden danach automatisch gelöscht. Darüber hinaus kann Vercel Daten aus Sicherheitsgründen nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen speichern.

Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics

Um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, setzen wir Vercel Web Analytics ein, einen Dienst unseres Hosters Vercel. Dabei wird bei jedem Seitenaufruf Folgendes erfasst: Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer-URL, ungefährer Standort (Land, Region, Stadt), Betriebssystem, Browser und Gerätetyp.

Vercel Web Analytics setzt keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät. Statt einer Kennung im Browser bildet Vercel aus den Daten der Anfrage einen Hash-Wert, um Seitenaufrufe innerhalb eines Besuchs zusammenzufassen; dieser Wert wird nach 24 Stunden verworfen. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Wir erhalten ausschließlich zusammengefasste Statistiken, aus denen sich keine einzelnen Besucher erkennen lassen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser Angebot anhand der Nutzung zu verbessern. Für die Übermittlung in die USA und die Auftragsverarbeitung gilt das oben zum Hosting bei Vercel Gesagte. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise zu Vercel Web Analytics

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Bei aktiver Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

3. Allgemeine Hinweise

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf diesen Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir zur Verarbeitung rechtlich verpflichtet sind
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist

Speichert oder liest ein Dienst Informationen auf Ihrem Endgerät (z. B. Cookies), erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit es nicht für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Widerrufen Sie eine Einwilligung oder verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten, löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach Handels- und Steuerrecht) oder andere rechtliche Gründe entgegenstehen. In diesem Fall löschen wir die Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, etwa an Dienstleister, die wir in dieser Erklärung nennen. Mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Werden Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (für zertifizierte US-Unternehmen das EU-US Data Privacy Framework) oder geeigneter Garantien wie der EU-Standardvertragsklauseln.

Cookies

Diese Website selbst setzt keine Cookies und verwendet keine Tracking- oder Werbedienste. Die Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics (siehe Abschnitt 2) kommt ohne Cookies aus. Die eingebetteten Dienste von Calendly und HubSpot werden erst nach Ihrem Klick geladen und können dann eigene Cookies setzen, auch zu Analysezwecken. Darauf weisen wir bei den jeweiligen Diensten hin.

Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Laden der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google, Adobe oder anderen Schriftarten-Anbietern aufgebaut.

Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei LinkedIn und Instagram. Es handelt sich um einfache Links; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters, für die dessen Datenschutzbestimmungen gelten.

4. Kontaktaufnahme

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Anliegen) zum Zweck der Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anfrage über unser Formular

Über unser Formular „Angebot anfordern“ können Sie uns die Eckdaten Ihrer Immobilie schicken und ein Angebot für die Verwaltung anfordern. Wir verarbeiten dabei die Angaben, die Sie im Formular machen: die gewünschte Verwaltungsart (WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung), die Anschrift der Immobilie und bei WEG und Mietshaus die Zahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten, Anrede, Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse sowie, soweit Sie sie angeben, Telefonnummer, Ihre Rolle (etwa Eigentümer oder Mitglied des Verwaltungsbeirats), den gewünschten Verwaltungsbeginn, die bisherige Hausverwaltung, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind, und Ihre Nachricht.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Ihre Angaben werden verschlüsselt an unser internes Verwaltungssystem übermittelt und dort gespeichert. Das System wird bei einem Hosting-Dienstleister mit Serverstandort in der EU betrieben, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet; mit ihm besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen (Spam) setzen wir den Bot-Schutz BotID von Vercel ein (Anbieter siehe Abschnitt 2). Beim Absenden prüft ein Skript in Ihrem Browser technische Merkmale, etwa Browser- und Geräteeigenschaften, um Menschen von automatisierten Programmen zu unterscheiden. Dabei werden keine Cookies gesetzt und die Daten werden nicht für Werbe- oder Analysezwecke verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unseres Formulars vor Missbrauch. Das Auslesen dieser Informationen ist für den von Ihnen gewünschten Versand des Formulars unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Kommt kein Verwaltungsmandat zustande, löschen wir Ihre Angaben, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 12 Monaten. Kommt ein Mandat zustande, speichern wir die Daten für die Dauer der Zusammenarbeit und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Bearbeitung von Anfragen

Bei der Bearbeitung eingehender Anfragen setzen wir teilweise KI-gestützte Funktionen ein, etwa um Anfragen einem Thema oder Vorgang zuzuordnen oder Antwortentwürfe vorzubereiten. Jede Antwort wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben; es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Für die KI-Funktionen nutzen wir das Sprachmodell Claude des Anbieters Anthropic. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung; Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und zuverlässigen Bearbeitung Ihrer Anliegen.

Terminbuchung über Calendly

Für die Vereinbarung von Kennenlerngesprächen können Sie auf unserer Website einen Termin über Calendly buchen. Anbieter ist Calendly, LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA.

Der Terminkalender wird erst geladen, wenn Sie auf „Terminkalender laden“ klicken. Erst dann wird eine Verbindung zu den Servern von Calendly aufgebaut; dabei werden u. a. Ihre IP-Adresse und technische Informationen über Ihren Browser übertragen und Calendly kann Cookies setzen. Buchen Sie einen Termin, verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, Angaben zu Ihrem Anliegen) und übermittelt sie an uns.

Das Laden des Kalenders erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können, indem Sie die Seite neu laden. Die Verarbeitung Ihrer Buchungsdaten erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Calendly ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Calendly besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Calendly

Videogespräche mit Google Meet

Gespräche, die als Videotermin stattfinden, führen wir über Google Meet. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Bei der Nutzung werden u. a. Ihr Name bzw. Anzeigename, Ihre E-Mail-Adresse (sofern angegeben), Ihre IP-Adresse, technische Daten zu Ihrem Gerät sowie Bild- und Tondaten verarbeitet, solange Sie Kamera und Mikrofon aktiviert haben. Gespräche werden von uns nicht aufgezeichnet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch im Rahmen eines Vertrags oder zur Vertragsanbahnung stattfindet, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen, ortsunabhängigen Kommunikation). Eine Übermittlung von Daten in die USA ist nicht auszuschließen; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Google besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google

5. Bestellung von Wasch- und Trocknermünzen

Bewohnerinnen und Bewohner unserer betreuten Liegenschaft Ahlbecker Straße 6 können über unsere Website Wasch- und Trocknermünzen bestellen. Das Bestell- und Bezahlformular wird von HubSpot bereitgestellt und auf der Bestellseite eingebunden. Anbieter ist die HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an die Muttergesellschaft HubSpot, Inc. in den USA kommen.

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Formular machen (insbesondere Name, Wohnung bzw. Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Bestellmenge) sowie die Zahlungsinformationen. Die Zahlung wird über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt, den HubSpot dafür einsetzt; Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder Bankverbindung) werden verschlüsselt direkt an den Zahlungsdienstleister übertragen und nicht auf unseren Servern gespeichert.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Bestellung abzuwickeln, die Münzen zuzustellen und die Zahlung zu verbuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen verpflichtet sind. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Abwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Das Formular wird erst geladen, wenn Sie auf der Bestellseite auf „Zustimmen und Formular laden“ klicken. Dann wird eine Verbindung zu den Servern von HubSpot aufgebaut und es werden u. a. Ihre IP-Adresse und technische Informationen über Ihren Browser an HubSpot, Stripe und Google übertragen. Dabei werden Cookies gesetzt, darunter Analyse-Cookies von HubSpot (z. B. „hubspotutk“, „__hstc“, „__hssc“, „__hssrc“), mit denen HubSpot Besuche wiedererkennt, sowie Cookies von Stripe (z. B. „__stripe_mid“, „__stripe_sid“) zur Betrugsvermeidung. Zum Schutz vor Missbrauch bindet HubSpot außerdem Google reCAPTCHA ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Das Laden des Formulars und das Setzen dieser Cookies erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Seite neu laden und die Cookies in Ihrem Browser löschen. HubSpot, Inc., Stripe und Google sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit HubSpot besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Weitere Informationen: Datenschutzbestimmungen von HubSpot und Datenschutzerklärung von Stripe

6. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (datenschutz-berlin.de).

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Fall der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, ausdrücklich vor.

7. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite. Zum Impressum.

Stand: Oktober 2026