Eine neue Hausverwaltung finden
Manchmal geht der Wechsel von der Verwaltung aus: Sie kündigt den Vertrag, legt ihr Amt nieder oder gibt ihr Geschäft auf. Meist kündigt sie das mit Vorlauf an – Zeit genug, in Ruhe eine neue Verwaltung zu finden.
Was jetzt wichtig ist
Der Alltag im Haus läuft weiter
Bis zum Ende ihres Vertrags bleibt die bisherige Verwaltung zuständig. Sie trägt die Verantwortung für Ihr Haus und ist weiter für Sie da.
Auch die Verträge Ihrer Gemeinschaft laufen weiter: Versorger, Versicherungen, Hausmeister und Wartung. Vertragspartner ist in der Regel Ihre Gemeinschaft selbst – die Verträge bleiben also bestehen, wenn die Verwaltung wechselt.
Unterlagen und Konten im Blick behalten
Bitten Sie die bisherige Verwaltung früh um eine Übersicht: Kontostände, Eigentümerliste, laufende Verträge und offene Rechnungen. Am einfachsten übergibt sie die Unterlagen direkt an die neue Verwaltung. Bis dahin ist der Beirat der richtige Ansprechpartner dafür.
Die neue Verwaltung wählen
Kündigt die Verwaltung ihren Abschied mit Vorlauf an, lädt sie in dieser Zeit meist noch selbst zur Versammlung ein. Holen Sie Angebote ein, damit sie der Einladung beiliegen können. Wie es danach weitergeht, zeigt der Ablauf: In fünf Schritten zur neuen Verwaltung.
Bei Bedarf unterstützen wir Sie mit Tagesordnung, Einladung und Beschlusstexten. Sprechen Sie uns gern an.
In fünf Schritten zur neuen Verwaltung
Ihre Gemeinschaft entscheidet, um alles andere kümmern wir uns.
Anfrage
Sie erzählen uns in wenigen Schritten von Ihrer Anlage und Ihrer Situation. Wir melden uns mit einem ersten Angebot.
Kennenlernen
Im Gespräch klären wir Ihre Fragen und finden heraus, ob wir zueinander passen.
Besichtigung
Wir sehen uns die Anlage mit dem Beirat an, denn wir wollen Ihre Situation verstehen, bevor wir uns festlegen. Danach steht das Angebot und Sie erhalten die Texte für Einladung und Beschluss.
Versammlung
Wir stellen uns auf Ihrer Versammlung vor und beantworten die Fragen der Eigentümer. Für die Wahl genügt die einfache Mehrheit.
Übergabe
Wir fordern die Unterlagen bei der bisherigen Verwaltung an, informieren Eigentümer und Dienstleister und übernehmen.
So kommt Ihre Versammlung zustande
In der Regel lädt die bisherige Verwaltung zur Versammlung ein. Das gehört zu ihren Aufgaben, solange sie im Amt ist – und läuft ihr Vertrag aus, sorgt sie meist selbst dafür, dass die Gemeinschaft über die Verwaltung entscheidet.
Kommt keine Einladung zustande, ist Ihre Gemeinschaft dennoch handlungsfähig: Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung verlangen. Notfalls lädt der Beirat selbst ein. Bei Bedarf helfen wir Ihnen gern dabei.
Die ersten Monate mit ZenEstate
Nach der Wahl beginnt unsere Arbeit. Eine Person aus unserem Team begleitet die Übernahme von Anfang bis Ende. Danach betreut eine feste Ansprechperson Ihr Haus, mit Vertretung für Urlaub und Krankheit. Von der Übernahme bekommen Sie wenig mit – darum kümmern wir uns.
Unterlagen übernehmen
Wir stimmen uns mit der bisherigen Verwaltung ab und kümmern uns darum, dass alle Unterlagen vollständig bei uns ankommen. Die wichtigsten digitalisieren wir für das Onlineportal.
Alle informieren
Wir begrüßen alle Eigentümer, informieren Dienstleister und Versorger und richten Konten und Buchhaltung bei uns ein.
Auftaktgespräch mit dem Beirat
Zu Beginn setzen wir uns mit dem Beirat zusammen, halten offene Punkte fest und besprechen, was zuerst ansteht.
Wenn die Übergabe mehr Zeit braucht
Jede Übergabe ist anders. Wir haben schon sehr unterschiedliche begleitet und am Ende alles geregelt.
Wie viel Arbeit die Übernahme macht, hängt davon ab, was übergeben wird. Wo Buchhaltung oder Abrechnungen ergänzt werden müssen, arbeiten wir sie nach. Zusätzlichen Aufwand sprechen wir vorher mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Viele Gemeinschaften wechseln zum Jahresbeginn. Bei ZenEstate übernehmen wir zu jedem Monatsbeginn – so richtet sich der Termin ganz nach Ihrem Vertrag und Ihrer Gemeinschaft.
Eine genaue Kostenübersicht erhalten Sie mit unserem Angebot. Kommt später zusätzlicher Aufwand hinzu, sprechen wir ihn vorher mit Ihnen ab.
Wer sich in Ihrem Haus bewährt hat, bleibt – wir arbeiten gern mit Firmen, die Ihr Haus schon kennen. Bei Bedarf bringen wir Firmen aus unserem Netzwerk mit.
Wir führen es weiter. Was Ihre Gemeinschaft beschlossen hat, setzen wir um, auch mit den Firmen, die Sie bereits beauftragt haben. Liegt schon ein passendes Angebot vor, beschließen Sie es am besten noch vor dem Wechsel. Fachfirmen planen oft Monate im Voraus – so bleibt Ihr Projekt im Zeitplan.
Je mehr Vorlauf, desto besser. Gut sind mindestens sechs Wochen zwischen Wahl und Übernahme. Muss es schneller gehen, finden wir gemeinsam eine Lösung.
Diese Seite gibt einen Überblick nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Für Ihren Einzelfall empfehlen wir eine Rechtsberatung.
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