Vor Vertragsende die Verwaltung wechseln
Ein Wechsel ist auch vor Ende der Vertragslaufzeit möglich. Ihre Gemeinschaft entscheidet darüber in einer Versammlung mit einfacher Mehrheit.
Endet Ihr Vertrag ohnehin bald? Dann finden Sie alles Wichtige unter Zum Vertragsende die Verwaltung wechseln
Was jetzt wichtig ist
Das Thema in der Gemeinschaft anstoßen
Den Anstoß geben oft der Beirat oder einzelne Eigentümer. Sprechen Sie mit Ihren Miteigentümern und sammeln Sie, was Ihnen wichtig ist: Erreichbarkeit, Abrechnungen, Instandhaltung, Kommunikation. So wird aus einem Gefühl eine gemeinsame Entscheidung.
Finden Sie Verwaltungen, die infrage kommen, lernen Sie sie kennen und fragen Sie Angebote an – am besten mindestens zwei, damit die Eigentümer vergleichen können.
Abberufung und Wahl in einer Versammlung
Auf die Tagesordnung gehören zwei Punkte: die Abberufung der bisherigen Verwaltung und die Wahl der neuen. Beides beschließt die Versammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Am besten liegen die Angebote der neuen Verwaltungen schon der Einladung bei.
Eingeladen wird üblicherweise durch die bisherige Verwaltung, auch wenn ihre eigene Abberufung auf der Tagesordnung steht. So kommt Ihre Versammlung zustande.
Den Übergang gut planen
Wann die Abberufung wirkt, legen Sie im Beschluss fest: sofort oder zu einem späteren Termin, etwa zum Monatsbeginn, an dem die neue Verwaltung übernimmt. Der Vertrag der bisherigen Verwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung – bis dahin kann ihr noch eine Vergütung zustehen.
Am einfachsten gelingt der Wechsel im Einvernehmen. Suchen Sie das Gespräch mit der bisherigen Verwaltung, dann lässt sich der Vertrag häufig so beenden, dass sich alte und neue Verwaltung nahtlos ablösen. Den passenden Termin finden wir gemeinsam mit Ihnen.
In fünf Schritten zur neuen Verwaltung
Ihre Gemeinschaft entscheidet, um alles andere kümmern wir uns.
Anfrage
Sie erzählen uns in wenigen Schritten von Ihrer Anlage und Ihrer Situation. Wir melden uns mit einem ersten Angebot.
Kennenlernen
Im Gespräch klären wir Ihre Fragen und finden heraus, ob wir zueinander passen.
Besichtigung
Wir sehen uns die Anlage mit dem Beirat an, denn wir wollen Ihre Situation verstehen, bevor wir uns festlegen. Danach steht das Angebot und Sie erhalten die Texte für Einladung und Beschluss.
Versammlung
Wir stellen uns auf Ihrer Versammlung vor und beantworten die Fragen der Eigentümer. Für die Wahl genügt die einfache Mehrheit.
Übergabe
Wir fordern die Unterlagen bei der bisherigen Verwaltung an, informieren Eigentümer und Dienstleister und übernehmen.
So kommt Ihre Versammlung zustande
In der Regel lädt die bisherige Verwaltung zur Versammlung ein. Das gehört zu ihren Aufgaben, solange sie im Amt ist – und läuft ihr Vertrag aus, sorgt sie meist selbst dafür, dass die Gemeinschaft über die Verwaltung entscheidet.
Kommt keine Einladung zustande, ist Ihre Gemeinschaft dennoch handlungsfähig: Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung verlangen. Notfalls lädt der Beirat selbst ein. Bei Bedarf helfen wir Ihnen gern dabei.
Die ersten Monate mit ZenEstate
Nach der Wahl beginnt unsere Arbeit. Eine Person aus unserem Team begleitet die Übernahme von Anfang bis Ende. Danach betreut eine feste Ansprechperson Ihr Haus, mit Vertretung für Urlaub und Krankheit. Von der Übernahme bekommen Sie wenig mit – darum kümmern wir uns.
Unterlagen übernehmen
Wir stimmen uns mit der bisherigen Verwaltung ab und kümmern uns darum, dass alle Unterlagen vollständig bei uns ankommen. Die wichtigsten digitalisieren wir für das Onlineportal.
Alle informieren
Wir begrüßen alle Eigentümer, informieren Dienstleister und Versorger und richten Konten und Buchhaltung bei uns ein.
Auftaktgespräch mit dem Beirat
Zu Beginn setzen wir uns mit dem Beirat zusammen, halten offene Punkte fest und besprechen, was zuerst ansteht.
Wenn die Übergabe mehr Zeit braucht
Jede Übergabe ist anders. Wir haben schon sehr unterschiedliche begleitet und am Ende alles geregelt.
Wie viel Arbeit die Übernahme macht, hängt davon ab, was übergeben wird. Wo Buchhaltung oder Abrechnungen ergänzt werden müssen, arbeiten wir sie nach. Zusätzlichen Aufwand sprechen wir vorher mit Ihnen ab.
Häufige Fragen
Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Viele Gemeinschaften wechseln zum Jahresbeginn. Bei ZenEstate übernehmen wir zu jedem Monatsbeginn – so richtet sich der Termin ganz nach Ihrem Vertrag und Ihrer Gemeinschaft.
Eine genaue Kostenübersicht erhalten Sie mit unserem Angebot. Kommt später zusätzlicher Aufwand hinzu, sprechen wir ihn vorher mit Ihnen ab.
Wer sich in Ihrem Haus bewährt hat, bleibt – wir arbeiten gern mit Firmen, die Ihr Haus schon kennen. Bei Bedarf bringen wir Firmen aus unserem Netzwerk mit.
Wir führen es weiter. Was Ihre Gemeinschaft beschlossen hat, setzen wir um, auch mit den Firmen, die Sie bereits beauftragt haben. Liegt schon ein passendes Angebot vor, beschließen Sie es am besten noch vor dem Wechsel. Fachfirmen planen oft Monate im Voraus – so bleibt Ihr Projekt im Zeitplan.
Die Entscheidung liegt ganz bei Ihrer Gemeinschaft. Seit der WEG-Reform 2020 genügt für die Abberufung ein Beschluss mit einfacher Mehrheit.
Diese Seite gibt einen Überblick nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Für Ihren Einzelfall empfehlen wir eine Rechtsberatung.
Bereit für den Wechsel?
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